Dubbel invoerwerk
Gegevens één keer invoeren en daarna automatisch hergebruiken.
02 · Slimmer werken
Ik wil een proces slimmer maken
Veel digitale oplossingen beginnen niet met een briljant idee. Ze beginnen met irritatie. Iedere dag dezelfde informatie overtypen, bestanden heen en weer sturen, gegevens uit verschillende systemen verzamelen. Als iets iedere dag onnodig tijd kost, valt daar meestal iets aan te doen.
Waar verdwijnt de tijd?
In vrijwel ieder bedrijf bestaan processen die ooit logisch zijn ontstaan, maar door de jaren heen omslachtig zijn geworden. Een Excel-bestand hier, een e-mail daar, een document dat met de hand wordt gemaakt, en gegevens die in drie verschillende systemen moeten worden ingevoerd.
Mijn eerste vraag is daarom meestal niet: welke software heb je nodig?
Mijn vraag is: waar verdwijnt je tijd?
Wat kan er slimmer?
Zes plekken waar in de praktijk het meeste te winnen valt. Meestal zit het probleem in twee of drie ervan tegelijk.
Documenten maken
Offertes, bevestigingen, reisdocumenten en andere stukken automatisch samenstellen.
Informatie verzamelen
Gegevens uit meerdere bronnen ophalen en op één plek beschikbaar maken.
Klantcommunicatie
Informatie op het juiste moment beschikbaar maken, zonder het persoonlijke contact kwijt te raken.
Losse systemen verbinden
Bestaande systemen via API's, imports of andere koppelingen beter laten samenwerken.
Terugkerend werk automatiseren
Handelingen die iedere dag of iedere week terugkomen zoveel mogelijk uit handen nemen.
Niet alles hoeft een groot systeem te worden
Soms is de beste oplossing verrassend klein. Een formulier, een eenvoudige webapplicatie, een koppeling of een slimme automatisering kan al uren werk besparen.
Ik probeer daarom niet automatisch een groot softwareproject te bedenken. De oplossing moet in verhouding staan tot het probleem.
Eerst kijken, dan bouwen
Ik vind het leuk om eerst te begrijpen hoe iemand werkt. Welke stappen worden gezet? Waar wordt informatie opnieuw ingevoerd? Waar ontstaan fouten? En welke stap kost eigenlijk veel meer tijd dan nodig?
Van daaruit kunnen we bepalen of techniek daadwerkelijk iets kan verbeteren.
Twee voorbeelden
Het reisvoorstelsysteem is het duidelijkste geval. Een adviseur was per voorstel al snel een uur of meer bezig met knippen, plakken en opmaken. Nu vult hij het één keer in en maakt het systeem er een pagina van die de klant opent als zijn eigen reispagina, plus een pdf voor wie liever iets uitprint.
Het tweede voorbeeld is geen automatisering maar een bundeling: alles wat een reiziger náást zijn reis regelt, bij elkaar op één plek onder de naam van het bureau. Ook dat scheelt uitleggen, doorsturen en achteraf uitzoeken waar iets geboekt is.
TravelQuote Pro
De adviseur vult het voorstel in, het systeem maakt er een webapp van die de klant opent als zijn eigen reispagina. In de huisstijl van het bureau, met AI die meeschrijft aan de teksten.
Vakantie Start Pakket
Alles wat een reiziger naast de reis zelf nog regelt op één plek: autohuur, parkeren bij de luchthaven, eSIM, excursies, verzekeringen, vaccinatie-informatie en reisartikelen. Het bureau stelt zijn eigen pakket samen.
Waar verdwijnt bij jou de tijd?
Als je regelmatig denkt "dit moet toch makkelijker kunnen", dan is dat meestal een goed beginpunt.